Verband der Gartenfreunde e.V.

Landkreis Saalfeld - Rudolstadt

Anerkannte Gemeinnützige Vereinigung zur Förderung des Kleingartenwesens

Kassenordnung

(Beschluss des Gärtnertages vom 13. April 1996 novelliert am 28.03.2009)

§1

Allgemeines

1. Die Einnahmen bestehen aus Beiträgen, Umlagen, Zuwendungen, Spenden und aus eigenen Leistungen.
2. Die von den Mitgliedern zu entrichtenden Beiträge sind bis spätestens 10.Dezember eines jeden Jahres auf der Basis der erteilten Finanzbescheide im Voraus für das Folgejahr zu entrichten. Bei Nichteingang bis 02.01. ist das Erinnerungs- und Mahnverfahren zu eröffnen.
3. Andere Zahlungen der Mitglieder an den VdG sind innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungstellung bei Nichteingang zu mahnen.
4. Bei Zahlungsverzug von mehr als zwei Monaten nach Fälligkeit sind durch den Schatzmeister bzw. 1. Vorsitzender Mahngebühren und Verzugszinsen in gesetzlich zulässiger Höhe zu erheben.
5. Die finanziellen Mittel sind mit Sorgfalt nach vereinsrechtlichen und steuerlichen Vorschriften zu verwalten. Sie sind nur zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben zu verwenden.
6. Die Ausgaben und ihre Höhe sind im Jahresfinanzplan beschlossen. Abweichungen sind nur gerechtfertigt, wenn sie der Lösung von Vereinsaufgaben dienlich sind. Sie bedürfen eines Vorstandsbeschlusses.
7. Dem 1. Vorsitzenden wird die Verfügung über ein Volumen von bis zu 2.500 € eingeräumt, wenn es für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist. Die nachträgliche Genehmigung durch und Begründung vor dem Vorstand ist erforderlich.

§2

Zahlungsverkehr – Kasse

1. Es ist nur eine Kasse zu führen.
2. Ein- und Auszahlungen sind nach dem Grundsatz - für jeden Vorgang ein Beleg vorzunehmen.
3. Auf den Belegen ist:

Ø der Betrag in Ziffern und Worten;

Ø der Name des Empfängers oder Zahlers;

Ø der Verwendungszweck;

Ø Ort und Datum zu vermerken.

4. Belege sind entsprechend zu ergänzen. Bei allgemeinen Angaben ist eine Detaillierung auf der Rückseite vorzunehmen.
5. Die Kassenbelege sind fortlaufend zu nummerieren und unverzüglich im Kassenbuch einzutragen. Die Abstimmung des Kassenbestandes mit dem Kassenbuch hat mindestens zum Monatsende zu erfolgen.
6. Der Bargeldbestand ist möglichst niedrig zu halten und sollte 300 € nicht überschreiten. Geldbeträge, die nicht für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt werden, sind zinsbringend anzulegen.
7. Die mit der Kassenführung beauftragte Person hat im Falle vorhersehbarer Abwesenheit der vom Vorstand beauftragten Vertretung die Kasse nach vorheriger beiderseitiger Überprüfung des Bestandes schriftlich zu übergeben. Der Kassenbestand ist durch beide Unterschriften im Kassenbuch zu bestätigen.
8. In der Kasse sind keine fremden Gelder aufzubewahren.

§3

Zahlungsverkehr unbar

1. Beim bargeldlosen Zahlungsverkehr bedient sich der VdG mit folgendem Konto:
   1. Volksbank Saaletal e.G. Filiale Rudolstadt
   2. BLZ 830 944 54
   3. Kto 309559800
2. Pacht, Grundsteuer, Haftpflicht- und Einzelversicherungen sind keine Mittel des VdG. Sie werden nur als durchlaufende Posten verwaltet.
3. Zeichnungsberechtigt sind:

Ø der 1. Vorsitzende

Ø der 2. Vorsitzende

Ø der Schatzmeister

4. Entsprechend Satzung sind für den Zahlungsverkehr immer zwei Unterschriften erforderlich. Blankoschecks dürfen nicht ausgegeben werden.
5. Die Ausstellung von Barschecks ist zu vermeiden.
6. Schecks zugunsten des VdG sind unverzüglich zur Gutschrift bei dem entsprechenden Geldinstitut einzureichen. Barschecks sind vorher in Verrechnungsschecks umzuwandeln.
7. Der Schatzmeister hat die Tagesauszüge des Kontos auf die Vollständigkeit der Belege zu überprüfen.

§4

Buchhaltung/ Buchführung

1. Die Buchführung erfolgt durch den Schatzmeister. Er erstellt den Jahresabschlußbericht Finanzen, der den Vermögensbericht, die Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben und ihre Wertung zum Jahresfinanzplan, die Forderungen und Verbindlichkeiten enthält.
2. Der Jahresfinanzplan und der Jahresabschluss unterliegen der Prüfung durch die Buchprüfer und der Beschlussfassung durch den Gärtnertag bzw. die Jahreshauptversammlung.
3. Die Aufbewahrungspflicht für Bücher und Aufzeichnungen, Gehalts- und Lohnunterlagen, Inventar und Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen beträgt 10 Jahre.
4. Unterlagen, soweit sie für die Buchhaltung/ Buchführung Bedeutung haben, sind 6 Jahre aufzubewahren.
5. Einsicht in die Unterlagen darf nur:

- den Zeichnungsberechtigten gem. § 3 Abs. 3

- den Buchprüfern und

- einen konkreten Sachverhalt betreffend, Mitgliedern gewährt werden.

6. In besonderen Fällen kann mit Beschluss oder aufgrund von Steuer- und Finanzgesetzen auch

anderen Personen Einsicht gewährt werden.

§5

Vermögen/ Inventar

1. Das Vermögen des VdG ist nachweispflichtig. Es ist vom gewählten Vorstand ständig zu pflegen und wenn möglich zu mehren. Das Vermögen des VdG darf nur im Interesse und zur Förderung der Kleingärtnerei eingesetzt und verwendet werden. Das Anlagevermögen (Grundstücke) dient der Erstellung von Sicherheiten und Reserven. Bei Auflösung des Vereins erfolgt die Verteilung entsprechend Satzung und Verträgen.

2. Das Inventar wird in einer Inventarliste erfasst. Sein wertmäßiger Verlust ergibt sich aus der AfA und ist jährlich fortzuschreiben. Erlöse aus dem Verkauf von Inventar sind dem Geldvermögen des Vereins zuzuführen.

§6

Schlussbestimmung

Diese Kassenordnung wurde am 13. April 1996 durch den ordentlichen Gärtnertag beschlossen und am 28.März 2009 novelliert. Entgegenstehende Beschlüsse, Festlegungen und Anordnungen werden hiermit unwirksam.

Rudolstadt, den 28.03.2009 Alexander Kral

1. Vorsitzender